Autor Arquivo: Alair Maquinez

Conheça as Obrigações de sua Empresa

É prudente o empresário que conhece  solo em que pisa.

É de fundamental importância o empresário ter noção do leque de declarações e outras obrigações que sua empresa tem mensalmente, trimestralmente e anualmente, para que ele entenda a responsabilidade que tem a contabilidade no cumprimento de diversas tarefas.
O que tenho notado é que muitos contratam o contador e acham que caso surja um problema a responsabilidade será do contador. Ledo engano. As multas serão lançadas contra sua empresa. Ainda que haja a opção de ingressar com ação de danos, a experiência tem demonstrado que a maioria dos contadores não tem lastro ou capacidade financeira para assumir esses prejuízos e com isso o empresário fica a ver navios.
Conversando com diversos empresários de todos os ramos e de todos os portes, nos deparamos com fatos muitas vezes surpreendentes, porém, isso acontece por que muitos empresários não se interessam o mínimo possível pela obrigações contábeis.
A rotina contábil, fiscal e pessoal de uma empresa não é simples, por isso, uma regra primaria para se evitar aborrecimentos e decepções é não entregar a responsabilidade da contabilidade da sua empresa nas mãos de pessoas não habilitadas para tal missão.

Agora com  a crise que enfrentamos o cuidado deve ser redobrado. A RFB divulgou nota em que afirma irá excluir a partir de 29/9/2016 todas as empresas que tiverem débitos para com ela do Simples Nacional. Vai ser um Deus nos acuda!

Veja alguns fatos simples para identificar se a sua contabilidade está sendo realizada por profissional responsável:

  • Existe a preocupação de dialogo entre contador e empresário?
  • O profissional preocupa-se em esclarecer as rotinas e obrigações da empresa?
  • Você sente que o contador está atualizado e informado?
  • Você tem poder dos livros obrigatórios, declarações e arquivos dos documentos de sua empresa? (listarei abaixo itens que você precisa conhecer)
  • Você tem certidões de regularidade de todos os órgãos?
  • Os documentos de caixa e extratos bancários são trabalhados pelo contador?
  • Os livros e balanços são assinados pelo contador? Você se lembra de quando assinou o último?
  • Você consegue encontrar o contador quando precisa?
  • Ele cumpre prazos e horários marcados com a empresa?
  • Traz respostas para as questões da empresa?
  • Envia relatórios para situar-lhe sobre os vários aspectos obrigacionais?

Observação Importante: Nenhuma empresa está dispensada de possuir escrituração contábil, mesmo aquelas optantes pelo SIMPLES NACIONAL.

Veja agora as principais obrigações de sua empresa:
ÁREA CONTÁBIL
  • Ter escrituração completa e anual do livro caixa ou diário e razão;
  • Balanço patrimonial anual;
  • Demonstração do resultado do exercício no caso de distribuição de lucros;
  • Manter em boa ordem todos os documentos que serviram de base para a escrituração;
  • Ter contador (autônomo ou empresa) regular responsável pela empresa, inclusive mantendo contrato assinado entre as partes.

ÁREA FISCAL – ESTADUAL
Comércio – Microempresa (SIMPLES NACIONAL)

  • Manter livro de Inventário do estoque;
  • Manter livro termo de ocorrências do ICMS;
  • Manter notas fiscais de compra;
  • Manter armazenado os arquivos eletrônicos das NF-e;
  • Manter as guias de pagamento do SIMPLES NACIONAL;
  • Manter guias de pagamentos de ICMS Antecipado,
  • Manter arquivadas todas as declarações fiscais (GIA-ST, SINTEGRA, GIA, EFD, SCANC, etc).

ÁREA FISCAL – MUNICIPAL

  • Manter o livro caixa ou diário e razão;
  • Manter o livro de registro de ISS;
  • Manter pelo menos uma via das notas fiscais de prestação dos serviços;
  • Manter as guias de pagamento do ISS;
  • Manter os comprovantes de retenção, quando houver;
  • Manter os comprovantes de regularidade dos prestadores de serviços autônomos;
  • Manter arquivadas as DMISS e DDEC, até setembro de 2003;
  • Manter arquivados os protocolos de entrega das DDS, a partir de outubro de 2003;
  • Entregar mensalmente a DDS;
  • Manter arquivados os pagamentos de IPTU.

ÁREA FISCAL – FEDERAL

  • Manter em boa ordem os livros caixa ou diário e razão;
  • Manter as notas fiscais de compra;
  • Manter pelo menos uma via das notas fiscais de venda;
  • Manter em boa ordem todos os documentos que serviram de base para a escrituração dos livros tais como: pagamentos, duplicatas, recibos, extratos bancários, relatórios de cobrança, dentre outros;
  • Manter as guias de pagamentos dos impostos e contribuições tais como: SIMPLES, PIS, COFINS, IRPJ, CSSL, IRRF;
  • Manter arquivadas as declarações de imposto de renda pessoa jurídica e de pessoa física dos sócios;
  • Elaborar anualmente a declaração de imposto de renda da empresa e dos sócios;
  • Manter arquivadas as DCTF e DACOM (Lucro Presumido e Lucro Real);
  • Informar DCTF e DACOM;
  • Manter arquivadas as DCTF e DACON;
  • Informar mensalmente a DACON;
  • Manter arquivadas as DIRFs – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • Informar anualmente a DIRF;
  • Manter o livro registro de Inventário;
  • Manter o livro LALUR (Lucro Real).

ÁREA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA

  • Informar mensalmente a SEFIP, informações sobre INSS e FGTS, mesmo que não tenha empregados;
  • Manter arquivados os relatórios da SEFIP;
  • Informar a CAGED a cada contratação ou desligamento de empregados;
  • Manter arquivados recibos e declarações de CAGED;
  • Elaboração anual da RAIS;
  • Manter arquivados as declarações RAIS;
  • Manter contratos e cópia dos documentos dos empregados;
  • Manter atualizados as carteiras de trabalho dos empregados;
  • Contribuir mensalmente com o INSS incidente e retido sobre Pro-Labore;
  • Manter as guias de pagamento de INSS e FGTS;
  • Manter folhas de pagamentos com uma via dos contra-cheques ou outro recibo de pagamento de salários, inclusive 13º salário;
  • Manter rescisões dos empregados;
  • Manter guias de pagamento de FGTS rescisório (GRFC);
  • Manter recibo de férias;
  • Manter recibos de Pró-labores;
  • Manter recibo de pagamentos autônomos (RPA);
  • Exibir quadro de horários;
  • Manter atualizado o livro registro de empregados;
  • Conhecimento da convenção coletiva especifica a atividade principal da empresa;
  • Manter o livro de inspeção do trabalho.

ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO

  • Toda empresa deve possuir alvará definitivo de funcionamento

ALVARÁ SANITÁRIO

  • Toda empresa deve possuir alvará sanitário em dia. Esse alvará deverá ser renovado anualmente.

CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL

  • Anualmente em janeiro as empresas devem contribuir com a contribuição sindical patronal de acordo com a atividade que desempenha.

CONTRATOS SOCIAIS E ADITIVOS

  • Os contratos sociais e as alterações devem está em conformidade com o código civil vigente.
  • É imprescindível que alterações de endereço, sócios, atividade principal sejam devidamente homologados pelos órgãos competentes, sob pena de punições.
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Endividamento Fiscal

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No Brasil é fácil encontrar alguma empresa ou pessoa endividada com o fisco e isso não é de hoje.

Tradicionalmente as pessoas não se preocupavam muito com as ações fiscais, em função das dificuldades operacionais que o Estado-Fisco tinha em fazer valer seus direitos creditícios em desfavor dos contribuintes inadimplentes. Porém com o avançar da tecnologia e a reforma pontual de algumas leis, o Fisco vem ganhando folego na atividade de busca de valores não recolhidos as épocas próprias seja, por parte de pessoas físicas, seja por parte de pessoas jurídicas.

Diante desse quadro, o empresário atualmente se vê em situações que o põe em apuros financeiros, considerando a repentina penhora de suas contas bancárias, contas essas que muitas das vezes guarnecem apenas as contas essenciais da empresa e folha de pagamento. Ficam deveras em maus lençóis.

Uma empresa endividada com o fisco, que não possua uma assessoria jurídica e contábil atualizada, corre risco de vir a ter suas atividades encerradas de forma abrupta e num repentino golpe, por meio de ato judicial e em alguns casos até mesmo extrajudicial.

É salutar que o empresário possua uma estratégia de pagamento de seus débitos a longo prazo, e consequentemente dentro de suas capacidades orçamentárias, sem as quais seu empreendimento estará fadado ao fracasso.

Hodiernamente tem surgido novas possibilidades de parcelamento de débitos, com opções mais alongadas que em tese proporcionam ao contribuinte inadimplente a oportunidade de sair do rol de devedores, voltando a operar com normalidade e assim poder usufruir por exemplo de crédito mais barato junto aos bancos públicos oficiais.

É claro que nada acontece da noite para o dia, como em um passe de mágica, mas se não começar a reorganização, esta estará prejudicada, eis que perdendo oportunidades que eventualmente não se repetem no tempo.

Outra linha de agir, envolve a proteção patrimonial, objetivando evitar a perda desses bens, em processos de execução, perda essa por valor muito inferior ao valor de mercado e o que é pior, muitas das vezes, não repercutindo significativamente no abatimento de valores devidos.

Tenho observado inclusive em alguns casos o pagamento a maior, ou em duplicidade de débitos, ou ainda pagamento de verbas e parcelas indevidas, por falta de conhecimento jurídico relativo ao valor cobrado.

Logo a contratação de um assistente jurídico permanente para as micro e pequenas empresas, ao contrário de ser um luxo, torna-se uma necessidade imperiosa, que pode implicar até mesmo na continuidade dos negócios empresariais, bem como na erradicação de problemas de ordem fiscal.

Lembrem-se que prevenir é muito melhor que remediar. E quando o monstro já se encontra nascido, é melhor atacar primeiro.

Boa semana a todos os amigos leitores. Sucesso Hoje e Sempre!!!!

TJ-SP desconsidera entendimento do STF em protesto de CDA pela Fazenda. Veja:

Em novembro de 2016 o Plenário do Supremo Tribunal Federal (STF) na Ação Direta de Inconstitucionalidade (ADI) 5135, por maioria do seu plenário, entendeu que a utilização do protesto pela Fazenda Pública para promover a cobrança extrajudicial de CDAs e acelerar a recuperação de créditos tributários é constitucional e legítima. Ocorre, que mesmo com a…

via TJSP suspende protesto de CDA após decisão do STF entendendo pela constitucionalidade da medida — Tributário nos Bastidores

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