Arquivos Mensais: junho \23\UTC 2017

Conheça as Obrigações de sua Empresa

É prudente o empresário que conhece  solo em que pisa.

É de fundamental importância o empresário ter noção do leque de declarações e outras obrigações que sua empresa tem mensalmente, trimestralmente e anualmente, para que ele entenda a responsabilidade que tem a contabilidade no cumprimento de diversas tarefas.
O que tenho notado é que muitos contratam o contador e acham que caso surja um problema a responsabilidade será do contador. Ledo engano. As multas serão lançadas contra sua empresa. Ainda que haja a opção de ingressar com ação de danos, a experiência tem demonstrado que a maioria dos contadores não tem lastro ou capacidade financeira para assumir esses prejuízos e com isso o empresário fica a ver navios.
Conversando com diversos empresários de todos os ramos e de todos os portes, nos deparamos com fatos muitas vezes surpreendentes, porém, isso acontece por que muitos empresários não se interessam o mínimo possível pela obrigações contábeis.
A rotina contábil, fiscal e pessoal de uma empresa não é simples, por isso, uma regra primaria para se evitar aborrecimentos e decepções é não entregar a responsabilidade da contabilidade da sua empresa nas mãos de pessoas não habilitadas para tal missão.

Agora com  a crise que enfrentamos o cuidado deve ser redobrado. A RFB divulgou nota em que afirma irá excluir a partir de 29/9/2016 todas as empresas que tiverem débitos para com ela do Simples Nacional. Vai ser um Deus nos acuda!

Veja alguns fatos simples para identificar se a sua contabilidade está sendo realizada por profissional responsável:

  • Existe a preocupação de dialogo entre contador e empresário?
  • O profissional preocupa-se em esclarecer as rotinas e obrigações da empresa?
  • Você sente que o contador está atualizado e informado?
  • Você tem poder dos livros obrigatórios, declarações e arquivos dos documentos de sua empresa? (listarei abaixo itens que você precisa conhecer)
  • Você tem certidões de regularidade de todos os órgãos?
  • Os documentos de caixa e extratos bancários são trabalhados pelo contador?
  • Os livros e balanços são assinados pelo contador? Você se lembra de quando assinou o último?
  • Você consegue encontrar o contador quando precisa?
  • Ele cumpre prazos e horários marcados com a empresa?
  • Traz respostas para as questões da empresa?
  • Envia relatórios para situar-lhe sobre os vários aspectos obrigacionais?

Observação Importante: Nenhuma empresa está dispensada de possuir escrituração contábil, mesmo aquelas optantes pelo SIMPLES NACIONAL.

Veja agora as principais obrigações de sua empresa:
ÁREA CONTÁBIL
  • Ter escrituração completa e anual do livro caixa ou diário e razão;
  • Balanço patrimonial anual;
  • Demonstração do resultado do exercício no caso de distribuição de lucros;
  • Manter em boa ordem todos os documentos que serviram de base para a escrituração;
  • Ter contador (autônomo ou empresa) regular responsável pela empresa, inclusive mantendo contrato assinado entre as partes.

ÁREA FISCAL – ESTADUAL
Comércio – Microempresa (SIMPLES NACIONAL)

  • Manter livro de Inventário do estoque;
  • Manter livro termo de ocorrências do ICMS;
  • Manter notas fiscais de compra;
  • Manter armazenado os arquivos eletrônicos das NF-e;
  • Manter as guias de pagamento do SIMPLES NACIONAL;
  • Manter guias de pagamentos de ICMS Antecipado,
  • Manter arquivadas todas as declarações fiscais (GIA-ST, SINTEGRA, GIA, EFD, SCANC, etc).

ÁREA FISCAL – MUNICIPAL

  • Manter o livro caixa ou diário e razão;
  • Manter o livro de registro de ISS;
  • Manter pelo menos uma via das notas fiscais de prestação dos serviços;
  • Manter as guias de pagamento do ISS;
  • Manter os comprovantes de retenção, quando houver;
  • Manter os comprovantes de regularidade dos prestadores de serviços autônomos;
  • Manter arquivadas as DMISS e DDEC, até setembro de 2003;
  • Manter arquivados os protocolos de entrega das DDS, a partir de outubro de 2003;
  • Entregar mensalmente a DDS;
  • Manter arquivados os pagamentos de IPTU.

ÁREA FISCAL – FEDERAL

  • Manter em boa ordem os livros caixa ou diário e razão;
  • Manter as notas fiscais de compra;
  • Manter pelo menos uma via das notas fiscais de venda;
  • Manter em boa ordem todos os documentos que serviram de base para a escrituração dos livros tais como: pagamentos, duplicatas, recibos, extratos bancários, relatórios de cobrança, dentre outros;
  • Manter as guias de pagamentos dos impostos e contribuições tais como: SIMPLES, PIS, COFINS, IRPJ, CSSL, IRRF;
  • Manter arquivadas as declarações de imposto de renda pessoa jurídica e de pessoa física dos sócios;
  • Elaborar anualmente a declaração de imposto de renda da empresa e dos sócios;
  • Manter arquivadas as DCTF e DACOM (Lucro Presumido e Lucro Real);
  • Informar DCTF e DACOM;
  • Manter arquivadas as DCTF e DACON;
  • Informar mensalmente a DACON;
  • Manter arquivadas as DIRFs – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • Informar anualmente a DIRF;
  • Manter o livro registro de Inventário;
  • Manter o livro LALUR (Lucro Real).

ÁREA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA

  • Informar mensalmente a SEFIP, informações sobre INSS e FGTS, mesmo que não tenha empregados;
  • Manter arquivados os relatórios da SEFIP;
  • Informar a CAGED a cada contratação ou desligamento de empregados;
  • Manter arquivados recibos e declarações de CAGED;
  • Elaboração anual da RAIS;
  • Manter arquivados as declarações RAIS;
  • Manter contratos e cópia dos documentos dos empregados;
  • Manter atualizados as carteiras de trabalho dos empregados;
  • Contribuir mensalmente com o INSS incidente e retido sobre Pro-Labore;
  • Manter as guias de pagamento de INSS e FGTS;
  • Manter folhas de pagamentos com uma via dos contra-cheques ou outro recibo de pagamento de salários, inclusive 13º salário;
  • Manter rescisões dos empregados;
  • Manter guias de pagamento de FGTS rescisório (GRFC);
  • Manter recibo de férias;
  • Manter recibos de Pró-labores;
  • Manter recibo de pagamentos autônomos (RPA);
  • Exibir quadro de horários;
  • Manter atualizado o livro registro de empregados;
  • Conhecimento da convenção coletiva especifica a atividade principal da empresa;
  • Manter o livro de inspeção do trabalho.

ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO

  • Toda empresa deve possuir alvará definitivo de funcionamento

ALVARÁ SANITÁRIO

  • Toda empresa deve possuir alvará sanitário em dia. Esse alvará deverá ser renovado anualmente.

CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL

  • Anualmente em janeiro as empresas devem contribuir com a contribuição sindical patronal de acordo com a atividade que desempenha.

CONTRATOS SOCIAIS E ADITIVOS

  • Os contratos sociais e as alterações devem está em conformidade com o código civil vigente.
  • É imprescindível que alterações de endereço, sócios, atividade principal sejam devidamente homologados pelos órgãos competentes, sob pena de punições.
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