Arquivos Mensais: julho \07\UTC 2013

Você empresário está com sua empresa dentro da lei?

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Você empresário está com sua empresa dentro da lei?

Veja através do chek up rápido. Se responder não para qualquer das perguntas abaixo você pode está em maus lençóis!

A empresa para funcionar em qualquer cidade do Brasil deve estar amparada por um alvará válido e sem restrições. Contudo o alvará não é o único documento necessário para que uma empresa esteja em dia para com o poder público. Listo para uma rápida conferência as obrigações que toda e qualquer empresa deve seguir sob pena de incorrer em infrações sérias com consequências danosas para seus donos.

  1. Contrato ou Estatuto Social atualizado (é como a certidão de nascimento da empresa/organização);
  2. Alvará de Localização dentro da validade (alguns municípios emitem alvarás por prazo determinado);
  3. Certificado de Vistoria e Aprovação do Corpo de Bombeiros;
  4. Cartão de Inscrição Municipal (é como se fosse à identidade da empresa);
  5. CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (específico para pessoas jurídicas. Muitos negócios estão dispensados deste documento);
  6. Certificado de Vigilância Sanitária (para atividades que lidem com manipulação de alimentos, medicamentos e ou tratamento de pessoas e/ou animais);
  7. CEI – Cadastro Específico do INSS (somente alguns negócios demandam essa inscrição);
  8. Autorização de Funcionamento de Agência ou Secretaria (determinadas atividades demandam autorização prévia do poder público para o seu funcionamento, como é o caso dos Estabelecimentos de Ensino Regular);
  9. Autorização ou Alvará específico de Profissão Regulamentada (para empresas de serviços profissionais de profissões regulamentadas);
  10. Contrato de Responsabilidade Técnica de Profissional da Contabilidade;
  11. Contrato de Responsabilidade Técnica de Profissional da Administração;
  12. PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (para toda e qualquer empresa com empregados);
  13. PCMSO – Programa de Controle Médico da Saúde Ocupacional (para toda e qualquer empresa com empregados);
  14. CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes;
  15. Livro de Inspeção do Trabalho (mesmo empresas sem empregados deve manter este registro para uso da fiscalização do trabalho);
  16. Inscrição Estadual (para todo e qualquer estabelecimento que comercialize produtos e mercadorias diversos);
  17. Profissional qualificado em primeiros socorros (todo e qualquer estabelecimento que tenha fluxo elevado de pessoas);
  18. Código de Defesa do Consumidor Atualizado e disponível aos clientes;
  19. Talonários de Nota Fiscal autorizados e dentro da validade;
  20. Contrato de Trabalho e CTPS dos funcionários devidamente assinadas;
  21. Cópia do Dissídio ou Convenção coletiva em vigor da categoria de maior representação dentro da empresa;
  22. Impostos e Contribuições rigorosamente em dia;
  23. Certificado Digital Válido;
  24. SPED (contábil, fiscal e trabalhista);
  25. Declaração do real faturamento da empresa (a prática de sonegação é crime e pode ocasionar a prisão do criminoso).

Outras obrigações? Vai depender de seu ramo de atuação. Consulte um profissional Contábil dentro dos padrões do CRC.

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A Imagem da sua Empresa Começa na sua Recepção!

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A Imagem da sua Empresa Começa na sua Recepção!

Existe um velho ditado que afirma que “a primeira impressão é a que fica”, e podemos afirmar sem medo de errar que este também se aplica a uma empresa, seja ela de qual ramo for.

Os cuidados devem começar já pela porta de entrada. Pense bem, afinal de contas a maneira como as pessoas são recebidas diz muito sobre a postura da empresa diante dos clientes, parceiros e até colaboradores.

Vemos algumas recepções que nos tratam como se estivéssemos importunando ou até mesmo sendo chatos ou incômodos. Isso é muito ruim

Portanto, nesses casos, é de fundamental importância que a empresa tenha uma recepção organizada, mas não só em questão de mobília e espaço físico, mas também com funcionários educados e eficientes, que garantirão o conforto e a atenção necessária ao visitante ou cliente que ali comparecem.

Uma recepcionista capacitada e atenciosa terá um papel fundamental dentro da empresa.

Esse trabalho não se resume apenas a distribuir sorrisos e “bom dias”, embora essas maneiras sejam essenciais na função.

Para exercer o cargo de maneira satisfatória, a profissional deverá saber se comunicar e manter uma postura profissional.

Uma recepcionista que não consegue atender bem ao cliente é um péssimo cartão de visitas.

Boas recepcionistas conseguem repassar com precisão informações tanto aos clientes, como a equipe da empresa, repassando assim recados, e não deixando o cliente esperando.

Uma mal recepcionista é aquele que não se preocupa com o cliente. Em geral atende à ligação com demora, e quando não deixa o telefone tocando sem parar. Em seu repertório de atendimento vemos frases como como: “olha agora não tem ninguém para lhe atender”, “ligue mais tarde”, “eu não sei dizer”, “não sei quando volta” e assim por diante.

Existem no mercado cursos e treinamentos para os funcionários que exercem a função de recepcionista.

Mas, se você deseja um profissional altamente qualificado e competente, que saberá representar a sua empresa da melhor forma possível, conte com os serviços de mão de obra especializada, economizar nessa hora é um tiro no próprio pé.

Com a segurança e tranquilidade de estar recebendo bem seus parceiros e clientes, você se sentirá muito mais confiante em explorar novos mercados e fechar novos negócios.

Eu aqui enumero algumas dicas que acredito irão lhe proporcionar êxito neste campo:

  • Mantenha em sua recepção somente pessoas atentas, amistosas e que tenham trato com o público. Não adianta ser uma pessoa atraente, mas grosseira;
  • Se possível evite atender clientes e fornecedores no mesmo ambiente, como por exemplo o caso de receber materiais (carga), pois são públicos diversos, com linguajar diverso;
  • Se sua empresa possui vigia ou segurança, estes não devem identificar os visitantes, mas sim a recepção, com toda a cordialidade, uma vez que vigias e seguranças não são amistosos e educados;
  • Por menor que seja seu negócio, tenha uma recepção apartado, uma vez que a recepção atende, faz a triagem, protocolam e podem encaminhar adequadamente muitos outros tipos de visitantes tais como: mensageiros, funcionários, entregadores, prestadores de serviço, etc., sem paralisar a sua atividade fim de sua organização;
  • A recepção deve conhecer bem todas as pessoas e serviços da empresa para poder redirecionar o cliente de forma adequada, evitando assim o famoso e nefasto efeito ping pong;
  • A funcionária ou funcionário que ocupa este importante setor deve ter um bom padrão de instrução escolar e ser educada ou educado. Não desejamos por exemplo que nossa recepcionista trate um diretor de empresa por “meu amor”, “meu bem” e assim por diante. Isso seria o cúmulo do abuso e da falta de profissionalismo;

Quem recepciona mal, vai atender mal!

Muitos negócios são perdidos por causa de uma péssima recepção.

Pense nisso e mãos à obra!

Extrato Previdenciário – Meios de obtê-lo.

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Extrato Previdenciário – Meios de obtê-lo.

É fundamental que todo segurado verifique sua situação junto ao INSS para não ter surpresas desagradáveis. Muitos só percebem que seus cadastros estão incompletos, com erros ou omissões, quando solicitam algum benefício previdenciário.

As informações previdenciárias estão mais acessíveis. Convênio firmado entre o Ministério da Previdência Social, INSS, Dataprev e o Banco do Brasil permite que correntistas do banco de todo o país retirem o Extrato de Informações Previdenciárias nos terminais de auto-atendimento ou no sítio do BB (www.bb.com.br).

O correntista da Caixa Econômica Federal, cadastrado no Internet Banking, que um dia teve vínculo com a Previdência Social, como empregado, trabalhador avulso, o segurado facultativo e o contribuinte individual, também pode consultar os seus recolhimentos e salários de contribuições por meio do sítio da CEF ( www.caixa.gov.br).

Se você não é correntista do Banco do Brasil e nem da Caixa Econômica então você deve seguir as seguintes orientações:

Os demais segurados podem acessar o Extrato de Informações Previdenciárias por meio do Portal da Previdência, desde que possuam senha fornecida nas Agências da Previdência Social. Para obter a senha é necessário agendar o atendimento pela Central 135 (ligação gratuita de orelhão ou telefone fixo) ou clicando aqui.

O objetivo é facilitar o acesso dos segurados às informações sobre vínculos e remunerações que constam do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Desse modo, correntistas de todo o país poderão acompanhar, mensalmente, se o empregador está recolhendo suas contribuições e, ainda, solicitar a correção ou inclusão de períodos que não constem do cadastro.

O CNIS é um banco de dados do governo federal, que reúne informações dos trabalhadores brasileiros, como recolhimentos à Previdência Social. Os dados são recebidos de diversas fontes. As informações de vínculos relativos ao Regime Próprio de Previdência (servidores públicos) não são fornecidas no extrato.

De outra forma, para acessar o extrato, o segurado do INSS precisa de uma senha fornecida apenas nas Agências da Previdência Social. O acordo com o Banco do Brasil estabelece condições para ampliar o acesso aos dados que facilitam o reconhecimento automático de direitos previdenciários.

Informações Gerais:

De acordo com Decreto 6.722, de 30 de dezembro de 2008, os dados constantes no CNIS valem para todos os efeitos como prova de filiação à Previdência Social, relação de emprego, tempo de serviço ou de contribuição e salários de contribuição, podendo em caso de dúvida, ser exigida pelo INSS a apresentação dos documentos que serviram de base à anotação.

Da mesma forma, o segurado poderá solicitar a qualquer momento a inclusão, exclusão ou retificação das informações constantes do CNIS com a apresentação de documentos comprobatórios dos dados divergentes, conforme critérios definidos pelo INSS.

A inclusão do tempo de contribuição prestado em outros regimes de previdência dependerá da apresentação, quando do requerimento do benefício, da “Certidão de Tempo de Contribuição” emitida pelo órgão de origem.

As informações constantes do CNIS são utilizadas para o reconhecimento do direito aos benefícios da Previdência Social.

Caso suas informações cadastrais, vínculos, remunerações ou contribuições não constem ou estejam incorretas no CNIS, para fins de acerto será necessário agendar o seu atendimento

(Acerto de Dados Cadastrais e Acertos de Vínculos e Remuneração).

MENSAGENS DE ERROS:

1 – Cadastro inconsistente. Pendente de validação pelo INSS.

Agendar o atendimento para Acerto de Atividade e/ou acerto de inscrição.

2 – Vínculo Pendente de comprovação pelo INSS.

Agendar o atendimento para Acerto de Vínculos e Remunerações

2.1 – Vínculo não validado pelo INSS.

3 – Vínculo irregular. Não será considerado para benefício.

4 – CPF constante no BB não encontrado na base de dados do CNIS.

Caso o CPF da conta do BB não esteja associado a um NIT/PIS/PASEP na base do CNIS, não será possível consultar o extrato previdenciário.

Agendar o atendimento para Acerto de Dados Cadastrais.

5 – NIT não associado ao CPF constante no BB.

Agendar o atendimento para Acerto de Dados Cadastrais.

6 – No caso de Conta Conjunta, será solicitado o CPF para validação do NIT no CNIS.

Documentos necessários para alteração, inclusão ou exclusão de informações do CNIS

Para alterações no nome do cadastrado, nome da mãe, data de nascimento e sexo:

1) documento de identificação original com foto (carteira de identidade, carteira de motorista, carteira de trabalho e Previdência Social, carteira de entidades de classe, entre outros).

Para atualização de endereço:

1) é desejável a apresentação do comprovante não sendo obrigatória, valendo a mera declaração do cidadão;

Para alterações de vínculos e remunerações ou contribuições:

1) serão exigidos do cidadão os seguintes documentos básicos para atendimento na APS.

2) Caso seja necessário, o INSS poderá solicitar documentos complementares de acordo com as normas vigentes.

– Empregado – para comprovação de vínculo e remuneração deverá ser apresentado um dos seguintes documentos:

1 – Declaração fornecida pela empresa, devidamente assinada e identificada por seu responsável, acompanhada do original ou cópia autenticada da Ficha de Registro de Empregados ou do Livro de Registro de Empregados, onde conste o referido registro do trabalhador;

2 – Carteira Profissional ou Carteira de Trabalho e Previdência Social;

3 – Ficha financeira;

4 – Contracheque ou recibo de pagamentos contemporâneos aos fatos que se pretende comprovar;

5 – Termo de rescisão contratual ou comprovante de recebimento do FGTS;

6 – Para comprovação de vínculo, cópia autenticada do cartão, livro ou folha de ponto ou ainda outros documentos que poderão vir a comprovar o exercício de atividade junto à empresa.

– Trabalhador avulso – para comprovação de vínculo e remuneração, os seguintes documentos, observando se for o caso, o contido no parágrafo único:

1 – certificado de sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra que agrupa trabalhadores avulsos, acompanhado de documentos contemporâneos em que constem a duração do trabalho e a condição em que foi prestado, referentes ao período certificado;

2 – relação de salários de contribuição.

– Empregado doméstico – para inclusão, alteração ou exclusão de recolhimentos/contribuições deverá apresentar os seguintes documentos:

1 – Guias de recolhimento ou carnês de contribuições.

2 – Carteira Profissional ou Carteira de Trabalho e Previdência Social;

– Contribuinte individual – para alterações, inclusões ou exclusões de recolhimentos.

1 – para o contribuinte individual apresentar as guias ou os carnês de recolhimento;

a) para o empresário, de setembro de 1960 a 28 de novembro de 1999, deverá comprovar a retirada pró-labore ou o exercício da atividade na empresa;

b) para o empresário, a partir de 29/11/1999 a 03/2003, deverá comprovar a remuneração decorrente de seu trabalho. Não comprovando tal remuneração, mas com contribuição vertida à Previdência Social, deverá ser verificado se os recolhimentos foram efetuados em época própria que, se positivo, serão convalidados para a categoria de facultativo, se expressamente autorizada a convalidação pelo segurado;

c) a partir de abril/2003, para o contribuinte individual prestador de serviço à empresa contratante e para o assim associado à cooperativa e o empresário devem ser corrigidas por meio da retificação da GFIP.

Controle essa situação bem de perto para seu bem estar futuro!

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